Gedragscode voor leveranciers

Voorwoord van onze CEO

Bauer Media Oudoor zet zich in voor bedrijfsethiek,integriteit, onze benadering van werknemersrechten, informatiebeveiliging,gezondheid en veiligheid op het werk en de bescherming van het milieu.

De Gedragscode voor leveranciers van Bauer Media Oudoor iseen weergave van de interne waarden van Bauer Media Oudoor en met name dewaarde die wij hechten aan eerlijkheid. Wij verwachten van u als vertrouwdezakenpartner dat uw bedrijf de principes in deze Gedragscode voor Leveranciersvolgt met betrekking tot het werk dat u waar ook ter wereld met of namens BauerMedia Outdoor uitvoert

Samen kunnen we het verschil maken.

Dank u dat u zich samen met ons hiervoor wilt inzetten.

Justin Cochrane
CEO, Bauer Media Outdoor

‍

Onze waarden

Bauer Media Outdoor, haar bedrijven en gelieerdeondernemingen (“Bauer Media Outdoor”) zetten zich bij al hunactiviteiten in voor ethisch en verantwoordelijk gedrag en verwachten dezelfdeinzet van hun leveranciers.

Onze waarden - vrijheid, flexibiliteit, beloftes nakomen,vooruitdenken, snelheid en eerlijkheid - vormen de code waarmee we alsinternationale organisatie werken.

De waarde die wij aan eerlijkheid hechten omvat onzeprincipes van eerlijkheid die in Bijlage Een zijn vermeld (“Fair Principles”).en die aangeven hoe we ernaar streven als bedrijf, werkgever en zakenpartnerethisch te handelen.

‍

Over deze code

Deze Gedragscode voor Leveranciers (deze “Code) iseen aanvulling op contractuele bepalingen en voorwaarden in uw contract met ons(uw “Contract”). De Code is verdeeld in paragrafen met titels die deFair Principles van Bauer Media Outdoor volgen.

Deze code is gebaseerd op internationaal recht, erkendeethische normen, principes van verantwoord ondernemen en best practice. Dezecode is geen vervanging voor en komt niet in de plaats van lokaal geldende wet-en regelgeving.

Bauer Media Outdoor behoudt zich het recht voor omopenstaande orders te annuleren, verdere orders op te schorten en/of haarcontract met leveranciers te ontbinden in het geval van overtredingen vangeldende wet- en regelgeving, ongeacht of deze in deze Code voorkomen.

‍

Uw inzet voor de Fair Principles in deze Code

Wij verwachten dat u:

toezegt deze Code na te leven wanneer hij van toepassing is op uw afspraken met Bauer Media Outdoor;
uw toeleveringsketen houdt aan normen die overeenkomen met of gelijkwaardig zijn aan de normen in deze Code;
aan de lokale sectornormen voldoet wanneer deze hoger zijn dan de geldende wettelijk eisen;
ons op de hoogte stelt wanneer normen met betrekking tot onze relatie niet voldoen aan die welke in dit document worden beschreven, door ons dit persoonlijk of via onze Hotline te laten weten.

‍

1. Fair Dealing: Een verantwoordelijke, ethische zakenpartner

Uw toezegging: U zult in uw contacten met of namens Bauer Media Outdoor:

1.1 Nultolerantie van Omkoping

u onthouden van het, direct of indirect, aanbieden van of vragen om voordelen van enige soort (met inbegrip van geschenken, gunsten of andere voordelen of “zaken van waarde”), of contante betalingen om de ontvanger of een andere persoon aan te zetten om onbehoorlijk te handelen in de uitvoering van zijn/haar functie, of hem/haar te belonen voor het onbehoorlijk handelen om persoonlijk voordeel of een zakelijk voordeel namens Bauer Media Outdoor te verkrijgen, dat omkopings- en corruptiewetgeving zou kunnen schenden of anderszins de reputatie van Bauer Media Outdoor schaadt of Bauer Media Outdoor strafbaar maakt;
ervoor zorgen dat geschenken, gastvrijheid, entertainment, donaties en sponsorships die door werknemers van Bauer Media Outdoor kunnen worden geaccepteerd of verstrekt worden onderworpen aan toereikende anti-corruptiecontroles;
ervoor zorgen dat geschenken of gastvrijheid die binnen redelijke grenzen worden aangeboden transparant en zichtbaar zijn (bijvoorbeeld gezonden naar de werklocatie en niet naar het privéadres van de ontvanger);
al uw werknemers, vertegenwoordigers en aannemers voldoende trainen in het bestrijden van risico's van omkoping en corruptie in onze branche;
u onthouden van het verstrekken van persoonlijke incentives aan overheidsfunctionarissen in de uitoefening van uw bedrijf of anderszins, en ervoor zorgen dat de omgang met overheidsfunctionarissen transparant en eerlijk is en op de juiste wijze wordt geregistreerd; en
ons op de hoogte stellen als u vermoedt dat omkoping of corruptie heeft plaatsgevonden of zal plaatsvinden tijdens een transactie waarbij Bauer Media Outdoor betrokken is.

1.2 Krachtige Toon vanaf de Top

uw inzet tonen voor ethisch werken via zichtbare leiderschapsondersteuning, veilige rapportagekanalen, beleid, procedures en training;
beschikken over, handhaven van en voldoende bekendheid geven aan rapportageprocedures voor uw werknemers waarmee zij uiting kunnen geven aan zorgen, of een overtreding van wetgeving inzake economische criminaliteit kunnen melden of veroordelen, zonder angst voor represailles en in overeenstemming met het geldende recht; en
schriftelijk bekendheid geven aan alle directe of indirecte belangenconflicten (persoonlijke, professionele, financiële of andere belangen), met inbegrip van bestuurslidmaatschappen, provisies en aandelenbezit of een nauwe persoonlijke relatie, die op enige wijze een obstakel zouden kunnen vormen in uw betrekkingen met Bauer Media Outdoor of anderszins de indruk van een belangenconflict zou kunnen wekken. Nauwe persoonlijke relaties bestaan uit (bijvoorbeeld) relaties met uw echtgeno(o)t(e) of partner, kinderen, ouders, zusters en broers, schoonfamilie of andere directe familieleden en goede vrienden en bestaande of historische zakenrelaties (inclusief zakenpartners, bedrijven of charitatieve instellingen)

1.3 Toereikende Procedures om Economische Criminaliteit te Bestrijden

toereikende procedures ontwikkelen om omkoping, corruptie, diefstal, fraude, belastingontduiking, witwassen of handelen met voorkennis te voorkomen;
onze fiscale principes naleven, en ervoor zorgen dat uw belastingverplichtingen overeenstemmen met het geldend recht, goede fiscale governance invoeren en de waarde van transacties met Bauer Media Outdoor nauwkeurig vertegenwoordigen; en
alle huidige benodigde toestemmingen en goedkeuringen in stand houden, met inbegrip van actieve (en niet verlopen) certificaten om uw verplichtingen jegens Bauer Media Outdoor overeenkomstig de wet uit te voeren.

1.4 Eerlijke Relaties met Derde Partijen

gepaste due diligence uitvoeren ten aanzien van derde partijen die namens Bauer Media Outdoor optreden, in verhouding met het risico dat zij vertegenwoordigen, en sanctieregels die van kracht zijn respecteren;
uitsluitend met de uitdrukkelijke voorafgaande schriftelijke goedkeuring van Bauer Media Outdoor derde partijen die in het verleden zijn veroordeeld voor een economisch misdrijf of de reputatie van Bauer Media Outdoor zouden kunnen schaden opdracht geven om namens Bauer Media Outdoor op te treden;
relaties zodanig beheren dat dit het risico van economische misdrijven minimaliseert en controleert;ervoor zorgen dat alle derde partijen die u namens Bauer Media Outdoor opdrachten geeft hebben ingestemd met de waarden in deze Code; en
relaties onderhouden die geen wetten tegen economische misdaad, mededingings- en antitrustwetten overtreden.

1.5 Betrouwbare Boekhouding en Administratie

verantwoording, transparantie en commerciële vertrouwelijkheid via uw systemen en administratie bevorderen;
afspraken over beloningen, provisies en kortingen die u met Bauer Media Outdoor hebt bekendmaken voor zover dit wettelijk vereist is;
Bauer Media Outdoor transparante informatie geven betreffende de economische en financiële eigendomsstructuur en omstandigheden van uw bedrijf om ons te helpen onze verplichtingen op het gebied van due diligence na te komen; en
administratie bijhouden van contracten met reclamebureaus en adverteerders die namens Bauer Media Outdoor zijn aangegaan.

1.6 Eerlijke Concurrentie

overal waar u zaken doet concurrerend handelen in overeenstemming met de geldende mededingingswetgeving;
zich onthouden van misbruik- of onrechtmatig gedrag, of de exploitatie van klanten of leveranciers op een wijze die concurrentie krachtens het geldende recht onrechtmatig zou kunnen beperken;
de vertrouwelijke of bedrijfseigen informatie van Bauer Media Outdoor (met inbegrip van commercieel en strategisch gevoelige informatie die niet openbaar is) waartoe u toegang hebt beschermen tegen concurrenten en andere derde partijen, en zich onthouden van het delen van de vertrouwelijke informatie van Bauer Media Outdoor of haar concurrenten of anderszins onze relatie benutten om een oneerlijk concurrentievoordeel te behalen;
Bauer Media Outdoor op de hoogte stellen van eventuele informatielekken waarvan u denkt dat ze niet door Bauer Media Outdoor zijn goedgekeurd; en
de intellectuele eigendomsrechten van Bauer Media Outdoor, met inbegrip van haar uitvindingen, ontwikkelingen, concepten, handelsgeheimen, octrooien, auteursrechten en handelsmerken respecteren, zich onthouden van het reproduceren van afbeeldingen van straatmeubilair en/of handelsmerken van Bauer Media Outdoor op elk mogelijk medium zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Bauer Media Outdoor.

‍

2. Fair Reporting: Transparante, eerlijke en verantwoordbare transacties.

2.1 Volledige en Accurate Jaarrekeningen

u dient te voldoen aan uw verplichtingen op het gebied van financiële verslaggeving volgens het geldende recht en de internationale normen;
u dient te beschikken over interne verslagen en jaarrekeningen die in alle wezenlijke opzichten een eerlijke weergave zijn van de financiële situatie en resultaten van het bedrijf, die geen wezenlijk onware verklaringen of omissies bevatten of als misleidend zouden kunnen worden opgevat; en
u dient te garanderen dat aan uw fiscale verplichtingen is voldaan in overeenstemming met het rechtsgebied of de rechtsgebieden waarin u activiteiten ontplooit en dat de ware staat van uw fiscale zaken aan ons bekend wordt gemaakt indien dit wordt vereist.

2.2 Toepasselijke en Voldoende Beoordeling van Financiële Taken

u dient voldoende scheiding van taken voor alle belangrijke werkzaamheden te garanderen en te beschikken over passende beoordelingen en goedkeuringen van het management.

2.3 Effectieve Interne Controles en Procedures voor Financiële Verslaggeving

u dient de reikwijdte en operationele effectiviteit van de controleomgeving met betrekking tot financiële verslaggeving en verwerking van documenten te implementeren, beoordelen en volgen.

2.4 Naleving van Lokale en Internationale Wetgeving en Bedrijfsbeleid

u dient alle geldende wet- en regelgeving en beleid met betrekking tot financiële controlemaatregelen na te leven.

2.5 Beschikken over Voldoende Documentatie

u dient informatie te registreren en bewijs te bewaren ter ondersteuning van de uitvoering van controlemaatregelen en de vermelding van cijfers in uw financiële documenten.

2.6 Verantwoordingsplicht van het Management

u dient ervoor te zorgen dat uw hogere management verantwoordelijkheid neemt voor en een verklaring aflegt over de doeltreffendheid van uw controlemaatregelen en de nauwkeurigheid van uw cijfers.

‍

3. Fair Processing: Bescherming van de gegevens die we gebruiken

Wanneer u namens Bauer Media Outdoor persoonsgegevens behandelt (“Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor”):

3.1 Toereikende, ter Zake Dienende, Juiste en Noodzakelijke Persoonsgegevens

dient u ervoor te zorgen dat u geen overmatige Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor verzamelt; en
ient u ervoor te zorgen dat de verzamelde Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor toereikend en relevant voor de voorgenomen doelen, juist en actueel zijn.
mag u alleen gevoelige Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor verwerken in beperkte omstandigheden, met onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming, wanneer het noodzakelijk is met betrekking tot juridische vorderingen of legitieme reglementaire vereisten, of wanneer we de informatie al openbaar hebben gemaakt.

3.2 Rechtmatigheid, Transparantie en Respect voor de Rechten van Betrokkenen

dient u ervoor te zorgen dat Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor rechtmatig worden verwerkt en uitsluitend voor de benodigde doelen om aan onze wederzijdse contractuele verplichtingen te voldoen, of voor het behartigen van de gerechtvaardigde belangen van Bauer Media Outdoor (Wanneer deze belangen niet opzij worden gezet omdat de verwerking afdoet aan de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van de betrokken persoon);
dient u aan Bauer Media Outdoor een Privacyverklaring te verstrekken waarin wordt uitgelegd hoe de Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor worden verwerkt, of indien uw bedrijf niet in de EU is gevestigd, anderszins toereikende garanties te verstrekken voor beveiligingsniveaus die gelijkwaardig zijn aan de AVG; en
dient u Bauer Media Outdoor te helpen met het voldoen aan verzoeken van betrokkenen met betrekking tot de Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor in uw bezit.

3.3 Persoonsgegevens voor Beperkte Doeleinden Gebruiken

mag u Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor uitsluiten voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden gebruiken; en
mag u Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor niet verkopen, verhuren of leasen.

3.4 Persoonsgegevens Alleen Bewaren voor de Periode dat dit Nodig Is

dient u Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor te retourneren of vernietigen als ze niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden bewaard, rekening houdend met de hoeveelheid, aard en gevoeligheid van die Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor en het potentiële risico van schade door ongeoorloofd gebruik of ongeoorloofde verstrekking;
dient u de Persoonsgegevens vanBauer Media Outdoor te anonimiseren of pseudonimiseren wanneer dit mogelijk entoepasselijk is (bijvoorbeeld door de verzamelde Persoonsgegevens samen tevoegen om statistische of onderzoeksredenen).

3.5 Bescherming van Persoonsgegevens Tijdens Doorgifte

dient u de Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor uitsluitend in overeenstemming met uw contract met ons te delen;
mag u Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor alleen over de grens doorgeven (in verband met uw gerechtvaardigde zakelijke belangen of om juridische redenen) aan die rechtsgebieden die geacht worden over een toereikende mate van bescherming met betrekking tot Persoonsgegevens te beschikken in vergelijking met het land waarin u werkzaam bent. Als er geen toereikende mate van bescherming aanwezig is, dient u ervoor te zorgen dat doorgifte alleen plaatsvindt krachtens een overeenkomst die toepasselijke en geschikte bescherming garandeert, en met onze toestemming; en
mag u Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor in geen enkel ander geval zonder onze uitdrukkelijke schriftelijke toestemming aan een andere partij doorgeven.

3.6 Toereikend Beveiligd

dient u de vertrouwelijkheid, integriteit en veiligheid van de Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor te respecteren; en
dient u te beschikken over toepasselijke fysieke, technische, beveiligings- en organisatorische maatregelen om de veiligheid van de Persoonsgegevens van Bauer Media Outdoor te beschermen om:
- de integriteit en vertrouwelijkheid ervan in stand te houden;
- ze te beschermen tegen ongeoorloofd gebruik, onbehoorlijk gebruik of onbehoorlijke verstrekking, ongeoorloofde wijziging en onrechtmatige vernietiging of verlies.

‍

4. Fair InfoSec: Beveiliging van onze informatie en systemen.

4.1 Toereikend Beheer van Informatierisico

u dient te beschikken over een effectief en door het management gesteund raamwerk voor de governance en het beheer van informatiebeveiliging; en
u dient te beschikken over een gedegen proces om consistent en effectief informatiebeveiligingsrisico’s te beheren.

4.2 Vertrouwelijkheid, Integriteit, Beschikbaarheid

u dient alle informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor die u behandelt te hanteren in overeenstemming met vastgestelde procedures die voldoen aan de wettelijke en reglementaire vereisten van Bauer Media Outdoor - de geldende gegevensbeschermingswetgeving en het informatiebeveiligingsbeleidskader van Bauer Media Outdoor, en te voldoen aan alle aanvullende redelijke beveiligingseisen.
die van tijd tot tijd door Bauer Media Outdoor worden opgelegd;
u dient de informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor die u verwerkt en die niet uitdrukkelijk als “gevoelige” informatie zijn geclassificeerd te behandelen overeenkomstig het Beleid inzake de Classificatie en Behandeling van Informatie van Bauer Media Outdoor;
u dient Bauer Media Outdoor onmiddellijk op de hoogte te stellen van veranderingen in uw methoden van zakendoen, die van invloed zouden kunnen zijn op de nakoming van uw verplichtingen krachtens het bestaande contract met Bauer Media Outdoor en/of alle wezenlijke voorwaarden die zijn opgelegd; en
u dient ervoor te zorgen dat aan het eind van de overeengekomen bewaarperiode of bij beëindiging van uw contractuele overeenkomst met Bauer Media Outdoor, de relevante informatiemiddelen hetzij:
- beveiligd aan Bauer Media Outdoor of een andere formeel aangewezen entiteit worden doorgegeven; of
- beveiligd worden gewist en toepasselijk bewijs van beveiligde vernietiging en verwijdering wordt behouden.

4.3 Individuele Verantwoordingsplicht

u dient ervoor te zorgen dat alle werknemers die informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor verwerken:
- individueel verantwoordelijk zijn; en
- over de juiste kennis en ervaring beschikken om hun werk effectief te kunnen uitvoeren.

4.4 Ontwikkelde Informatiebeveiliging

u dient gedegen effectieve op functie gebaseerde toegangscontroles (of gelijkwaardig) ten aanzien van informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor uit te voeren;
u dient periodiek toegang tot de informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor te beoordelen en deze beoordeling te documenteren;
u dient te allen tijde de vertrouwelijkheid, integriteit en toepasselijke beschikbaarheid van de informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor in stand te houden, waarbij u ze:
- accuraat houdt;
- beschermt tegen ongeoorloofde en onrechtmatige toegang;
- beschermt met toepasselijke afspraken over bedrijfscontinuïteit en rampenherstel;
- regelmatig beoordeelt om lacunes in de controlemaatregelen met betrekking tot beveiliging vast te stellen.
u dient alle faciliteiten waar informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor worden verwerkt tegen ongeoorloofde toegang te beschermen, inclusief effectieve detectie van afwijkingen; en
u dient informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor die niet langer nodig zijn op een veilige wijze te vernietigen zodat deze middelen permanent onherstelbaar zijn.

4.5 Informatiebeveiliging in Samenwerkingsverbanden

u dient uitdrukkelijk voorafgaande schriftelijke toestemming van Bauer Media Outdoor te verkrijgen voordat u een nieuwe entiteit inhuurt voor de verwerking van informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor;
u dient alle relevante informatiebeveiligingsvereisten en -bepalingen die van toepassing op uw betrekking met Bauer Media Outdoor zijn in uw hele toeleveringsketen, met inbegrip van personeel/onderaannemers door te voeren, zodat zij:
- te allen tijde voldoen aan de beveiligingsprincipes die in dit document zijn beschreven;
- geen informatiemiddelen verwijderen of doorgeven buiten de daarvoor bestemde faciliteiten; en
u dient op verzoek van Bauer Media Outdoor in te stemmen met het laten uitvoeren van een lokale veiligheidsrisicobeoordeling van informatie en fysieke beveiliging van uw bedrijfsomgeving, waarbij u mogelijk Bauer Media Outdoor voorziet van de nodige toegang en documentatie waarmee tijdens de beoordeling vastgesteld risico volgens ernst en prioriteitsniveau wordt verkleind of uitgesloten.

4.6 Effectieve Reactie op Informatiebeveiligingsincidenten

u dient een effectief beheersproces voor informatiebeveiligingsincidenten in stand te houden met duidelijk vastgestelde operationele niveaus voor het reageren op en Bauer Media Outdoor in kennis stellen van alle vermoede of bevestigde incidenten die van invloed zijn op de informatiemiddelen van Bauer Media Outdoor.

‍

5. Fair Environment: Bijdragen aan een gezonde, veiliger wereld.

5.1 Vermindering van ons Effect, Bescherming van het Milieu en Overweging VAN DE Effecten Tijdens de Levenscyclus

u dient raamwerken op te stellen voor het begrijpen van de effecten en risico’s en het bevorderen van de ontwikkeling van strategieën voor het verminderen van de effecten op het milieu (Bauer Media Oudoor geeft de voorkeur aan leveranciers die over een milieumanagementsysteem (MMS) beschikken dat voldoet aan de vereisten van ISO14001/EMAS of gelijkwaardig); en
u dient waar mogelijk afval te vermijden en efficiëntie en circulariteit te bevorderen, vanaf aanvankelijke productie en installatie en gedurende de hele levenscyclus van producten die aan Bauer Media Oudoor worden geleverd.

5.2 Alle Relevante Wettelijke en Reglementaire Vereisten Naleven

u dient alle voor de nakoming van uw verplichtingen ten aanzien van Bauer Media Oudoor benodigde licenties, vergunningen, toestemmingen, certificaties en goedkeuringen in stand te houden; en
u dient uw verplichtingen ten aanzien van Bauer Media Oudoor na te komen overeenkomstig de relevante wettelijke en reglementaire milieuvereisten (Het beschikken over een geaccrediteerd MMS geeft beter inzicht in geldende wet- en regelgeving en hoe deze moet worden nageleefd).

5.3 De Lokale Gemeenschappen Waarin Wij Werken Respecteren

u dient de lokale culturen op plaatsen waar u werkt te respecteren en begrijpen.

5.4 Bevordering van een Veilige en Gezonde Werkomgeving

u dient de risico’s voor de gezondheid en veiligheid verbonden aan onze activiteiten te beoordelen, beheersen en anticiperen, en het bewustzijn onder werknemers en uw toeleveringsketen te bevorderen (Bauer Media Outdoor geeft de voorkeur aan leveranciers die een keurmerk hebben ontvangen voor hun beheerssysteem ten aanzien van gezondheid en veiligheid (OHSAS 18001/ISO45001 of gelijkwaardig);
u dient te voldoen aan de wet- en regelgeving die in uw rechtsgebied van kracht is en de nodige maatregelen te nemen om te zorgen voor een veilige en hygiënische werkomgeving conform IAO-verdrag nr. 155, ongeacht of het fabriekshallen, kantoren, buitenvoorzieningen of leefomgevingen betreft;
u dient ervoor te zorgen dat uw gebouwen voldoen aan de geldende onderhouds- en veiligheidsnormen voor gebouwen, door experts dergelijke gebouwen regelmatig te laten inspecteren en ervoor te zorgen dat de machines en uitrusting op de werklocaties veilig zijn;
u dient uw werknemers te trainen in het bedienen van machines en uitrusting en hen informatie te geven over de veiligheidsprocedures met betrekking tot die machines en uitrusting;
u dient risico’s voor gezondheid en veiligheid te identificeren en continu te beoordelen, preventieprocedures en actieplannen in te voeren en uw werknemers voor te bereiden om bij noodgevallen te reageren;
u dient procedures en systemen in te voeren om ongevallen op het werk en beroepsziektes te voorkomen, beheersen en controleren, waarbij u voldoet aan de geldende arbowetgeving en geldende verzekeringsvereisten zoals verzekering voor werknemerscompensatie;
u dient de mate van blootstelling van werknemers aan chemische, biologische en fysische stoffen vast te stellen en te beoordelen, en de toepasselijke beschermende uitrusting aan werknemers te verstrekken.
u dient blootstelling van werknemers aan de gevaren van bepaalde fysieke taken vast te stellen en te beoordelen, zoals: hanteringswerkzaamheden, vervoer van zware voorwerpen, langdurig staan, overmatig repetitieve taken enz.; en
u dient ervoor te zorgen dat de gebouwen op uw werklocatie:
- schoon en geventileerd zijn;
- beschikken over bruikbare sanitaire voorzieningen, toegang tot drinkwater, en ruimtes om te eten; en
- dat alle accommodatie en slaapzalen die door leveranciers ter beschikking worden gesteld schoon, hygiënisch, veilig en leefbaar zijn (warm water, verwarming en ventilatie, met voldoende ruimte).

5.5 Verantwoordelijk Milieuleiderschap Tonen

u dient overal in uw organisatie duidelijk verantwoordelijkheden en leiderschap ten aanzien van het milieu te definiëren; en
u dient toepasselijke training en toereikende middelen te bieden voor alle medewerkers met verantwoordelijkheden die van invloed op het milieu kunnen zijn.

5.6 Geopolitieke Risico’s en Risico's van Klimaatverandering Begrijpen en Daar Verantwoordelijk op Reageren

u dient flexibiliteit en aanpassingsvermogen ten aanzien van klimaat gerelateerde gevaren en natuurrampen te versterken; en
u dient, waar mogelijk, maatregelen op het gebied van klimaatverandering en toezeggingen ten aanzien van ontkoling in uw beleid, strategie en planning op te nemen.

6. Fair Relationships: Alle mensen gelijk en met respect behandelen

6.1 Bevordering van Gelijke Behandeling, Diversiteit en Inclusie van Alle Mensen met wie we Werken

u dient alle werknemers gelijk en eerlijk te behandelen en alle discriminatie op basis van ras, kleur, geslacht, religie, politieke opvatting, nationaliteit, sociale afkomst of andere categorie die door het geldend recht wordt bescherm te verbieden (IAO-verdragen nr. 100 en 111);
u dient een minimum aantal dagen zwangerschapsverlof toe te kennen in overeenstemming met de lokale of nationale regeling die van kracht is en uw uiterste best doen om ervoor te zorgen dat de werkneemster met verlof bij terugkomst opnieuw haar eigen - of een gelijkwaardige - functie krijgt.

6.2 Garantie van Humane Behandeling van Werknemers en Zakenpartners in Overeenstemming met Internationaal Recht

u mag nooit gebruikmaken van enige vorm van dwang- of verplichte arbeid verkregen onder dreiging van sancties, u mag geen identiteitsdocumenten vasthouden, waarborgsommen van werknemers eisen, of andere dwangmiddelen toepassen (IAO-verdragen nr. 29 en 105);
u dient actieve maatregelen te nemen om ervoor te zorgen dat uw bedrijf en haar toeleveringsketen geen gebruik maken van enige vorm van moderne slavernij of mensenhandel;
u mag geen personen in dienst nemen met een leeftijd die lager is dan de leerplichtleeftijd in het relevante rechtsgebied, en in elk geval geen werkers die jonger zijn dan 15 jaar (IAO-verdrag nr. 138);
u dient te voldoen aan nationale en lokale regelgeving met betrekking tot het maximale aantal werkuren en het beheer van het aantal uren overwerk (IAO-verdrag nr. 30);
u dient elke werknemer in elke periode van zeven dagen minimaal vierentwintig opeenvolgende uren rust toe te staan (IAO-verdragen nr. 14 en 106);
u dient beloningsbeleid toe te passen dat voldoet aan of beter is dan het wettelijke minimumloon dat is vastgesteld door het geldende recht, of, als een minimum, een regulier leefbaar loon te bieden dat voldoet aan de basisbehoeften van de werknemer;
u dient uw werknemers per dienstjaar een minimale hoeveelheid betaald verlof te verstrekken in overeenstemming met het geldende recht; en
u dient bij te dragen aan het verplichte sociale zekerheidsstelsel dat in elk rechtsgebied van kracht is.

6.3 Naleving van de IAO-Principes en de Bedrijfs- en Mensenrechtenethiek

u dient het internationale recht inzake mensenrechten na te leven, met inbegrip van de verdragen van de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), en manieren te zoeken om de principes van internationaal erkende mensenrechten te respecteren wanneer u met strijdige voorschriften wordt geconfronteerd;
u dient op elke locatie waar u werkt het risico van het veroorzaken van of bijdragen aan ernstige schendingen van mensenrechten te behandelen als een wettelijk nalevingskwestie;
u dient te trachten tekortkomingen in de beschermingsstelsels van overheidswerknemers aan te pakken door waarborgen voor werknemers in te voeren en deze ook in uw toeleveringsketens te bevorderen;
u dient gepast due diligence-beleid vast te stellen om risico’s voor mensenrechten te identificeren, voorkomen en verkleinen en zich in te zetten voor het controleren en evalueren van implementatie;
U dient te zorgen voor of deel te nemen aan effectieve klachtenmechanismen die transparant, onpartijdig en voorspelbaar zijn, om het herstel van negatieve effecten op mensenrechten die u veroorzaakt of waaraan u bijdraagt mogelijk te maken;
u dient transparant te zijn over beleid, activiteiten en effecten, en te rapporteren over mensenrechtenkwesties en risico’s waar toepasselijk als onderdeel van uw jaarverslagen.

6.4 Het Risico van Moderne Slavernij in Onze Toeleveringsketen Aanpakken

u dient te garanderen dat er geen slavernij (waarbij “slavernij” betekent de werving, verplaatsing, het verlenen van onderdak aan of ontvangen van kinderen, vrouwen of mannen met gebruik van dwang, druk, misbruik van kwetsbaarheid, deceptie of andere middelen met het doel van exploitatie) voorkomt in uw organisatie en proportionele inspecties uit te voeren om ervoor te zorgen dat dit het geval blijft.
u dient een openbaar beschikbare anti-slavernijverklaring op te stellen1 (Bauer Media Outdoor zet zich in voor het naleven van de Britse Modern Slavery Act en zal niet bewust zaken doen met partijen die betrokken zijn bij praktijken van slavernij, dienstbaarheid, dwang- of verplichte arbeid of mensenhandel).
wanneer dit door de wet wordt vereist;
u dient redelijke due diligence van leveranciers waarmee u namens Bauer Media Outdoor contacten onderhoud uit te voeren en mag geen contracten afsluiten met leveranciers die zich bezighouden met praktijken van slavernij en dienstbaarheid, dwang- of verplichte arbeid of mensenhandel;
u dient uw fabriek en andere werkomstandigheden, tezamen met eventuele accommodatie actief te controleren om gevallen van risico van moderne slavernij waar te nemen;
u dient het recht te beschermen om de werkomstandigheden van derde partijen waarmee u namens Bauer Media Outdoor zaken doet te controleren; en
u dient onmiddellijk incidenten van moderne slavernij in uw toeleveringsketen aan Bauer Media Outdoor te melden wanneer u zich daarvan gewaar wordt, en onmiddellijk verdere transacties namens ons met derde partijen die met dat incident zijn verbonden stop te zetten;

6.5 Bevorderen van Integriteit, Eerlijkheid en Transparantie in uw Commerciële Contacten

u dient te voldoen aan de van kracht zijnde geldende wet- en regelgeving die transparantie en integriteit in uw commerciële contacten en in uw financiële verplichtingen jegens Bauer Media Outdoor vereist;
u dient de waarheidsgetrouw verslag te doen van uw financiële gegevens aan de toezichthoudende instanties en aan Bauer Media Outdoor wanneer dit toepasselijk is uit hoofde van ons contract met u; en
u dient Bauer Media Outdoor op de hoogte te stellen van eventueel financieel nadeel dat ons contract met u in gevaar brengt;

6.6 In Stand Houden en Ontwikkelen van Relaties met De Gemeenschap

u dient ons werk in lokale gemeenschappen en de ontwikkeling door ons van maatschappelijke ondersteuningsprogramma's, en onze liefdadigheidscampagnes te ondersteunen;
u dient te trachten deel te nemen aan programma's voor verantwoord ondernemen;
u dient goede relaties met de lokale gemeenschappen te bevorderen; en
u dient rekening te houden met het effect van uw werkpraktijken op lokale gemeenschappen.

Bijlage 1

Fair Dealing

Nultolerantie van omkoping
Krachtige toon vanaf de top
Toereikende procedures om economische criminaliteit te bestrijden
Eerlijke relaties met derde partijen
Betrouwbare boekhouding en administratie
Eerlijke concurrentie

Fair Reporting

Volledige en accurate jaarrekeningen
Toepasselijke en voldoende beoordeling van financiële taken
Effectieve interne controles en procedures voor financiële verslaggeving
Naleving van lokale en internationale wetgeving en bedrijfsbeleid
Voldoende documentatie
Verantwoordingsplicht van het management

Fair Processing

Toereikende, ter zake dienende, juiste en noodzakelijke persoonsgegevens
Rechtmatigheid, transparantie en respect voor de rechten van betrokkenen
Persoonsgegevens voor beperkte doeleinden gebruiken
Persoonsgegevens alleen bewaren voor de periode dat dit nodig is
Bescherming van persoonsgegevens tijdens doorgifte
Toereikend beveiligde persoonsgegevens

Fair Information Security

Toereikend beheer van informatierisico
Vertrouwelijkheid, integriteit, beschikbaarheid
Verantwoordingsplicht van de individuele werknemer
Ontwikkelde informatiebeveiliging
Informatiebeveiliging in samenwerkingsverbanden
Effectieve reactie op informatiebeveiligingsincidenten

Fair Environment

Bescherming van het milieu door het verminderen van ons effect waar mogelijk
Wettelijke en reglementaire milieuvereisten naleven
De gemeenschappen waarin wij werken respecteren
Bevordering van een veilige en gezonde werkomgeving
Verantwoordelijk milieuleiderschap tonen
Geopolitieke risico's en risico’s van klimaatverandering begrijpen en daar verantwoordelijk op reageren

Fair Relationships

Bevordering van gelijke behandeling van alle mensen
Humane behandeling van werknemers en zakenpartners in overeenstemming met internationale recht
Naleving van IAO-principes
De toereikende aanpak van het risico van moderne slavernij in onze toeleveringsketen
Bevordering van integriteit, eerlijkheid en transparantie
In stand houden en ontwikkelen van relaties met de gemeenschap via maatschappelijke en liefdadigheidscampagnes.

‍