Kodeks postępowania dla dostawców

Słowo wstępne od naszego dyrektora generalnego.

W Bauer Media Outdoor przywiązujemy wielką wagę do etyki biznesowej, uczciwości, poszanowania praw pracowników, bezpieczeństwa informacji, bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ochrony środowiska.

Kodeks postępowania dla dostawców firmy Bauer Media Outdoor odzwierciedla wartości przyświecające działalności Bauer Media Outdoor, a w szczególności wartość jaką jest Uczciwość. Oczekujemy także, że Twoja firma, jako nasz zaufany partner biznesowy, działać będzie zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Kodeksie postępowania dla dostawców w związku z jakąkolwiek pracą wykonywaną na rzecz Bauer Media Outdoor lub w naszym imieniu, w dowolnym miejscu na świecie.

Razem możemy coś zmienić.

Dziękujemy za wkład w nasze starania.

Justin Cochrane

CEO, Bauer Media Outdoor

Nasze wartości

Spółka Bauer Media Outdoor Europe, jej spółki podległe i stowarzyszone („Bauer Media Outdoor”) przywiązują wielką wagę do etycznego i odpowiedzialnego prowadzenia działalności i oczekują takiej samej postawy od wszystkich swoich dostawców.

Nasze wartości, czyli Wolność, Elastyczność, Spełnianie obietnic, Spojrzenie w przyszłość, Szybkość działania i Uczciwość, tworzą kodeks, zgodnie z którym działamy jako organizacja międzynarodowa.

Wartość „Uczciwość” obejmuje opracowane przez nas zasady uczciwości wymienione w Załączniku 1 („Zasady uczciwości”), które określają nasze starania, aby działać etycznie jako spółka, pracodawca i partner biznesowy.

‍

Informacje o kodeksie

Niniejszy Kodeks postępowania dla dostawców (niniejszy „Kodeks”) uzupełnia warunki umowne określone w umowie zawartej między nami a dostawcą („Umowa z dostawcą”). Podzielono go na rozdziały, które odzwierciedlają obowiązujące w Bauer Media Outdoor zasady uczciwości.

Niniejszy kodeks opracowano w oparciu o prawo międzynarodowe, ogólnie przyjęte standardy etyki, zasady odpowiedzialnego prowadzenia działalności oraz najlepszej praktyki. Kodeks ten nie zastępuje obowiązujących lokalnie przepisów prawa ani nie ma mocy nadrzędnej wobec takich przepisów.

Bauer Media Outdoor zastrzega sobie prawo do anulowania niezrealizowanych zamówień, zawieszenia przyszłych zamówień i/lub wypowiedzenia umowy zawartej z dostawcami w przypadku naruszenia jakichkolwiek odnośnych przepisów prawa, niezależnie od tego, czy wymieniono je w niniejszym Kodeksie.

‍

Twoje zobowiązanie przestrzegania zasad uczciwości określonych w niniejszym Kodeksie

Oczekujemy, że każdy dostawca będzie:

Przestrzegać zasad określonych w niniejszym Kodeksie, jeśli ma on zastosowanie w przypadku jego relacji z Bauer Media Outdoor;
Wymagać od swojego łańcucha dostaw takich samych lub równoważnych standardów, jak te określone w niniejszym Kodeksie;
W sytuacjach gdy obowiązujące lokalnie standardy branżowe są bardziej rygorystyczne niż odnośne wymogi prawne — przestrzegać bardziej rygorystycznych standardów;
Dawać nam znać, jeżeli standardy dotyczące naszych relacji nie spełniają norm opisanych w niniejszym dokumencie, informując nas o tym osobiście lub za pośrednictwem infolinii.

1. Fair Dealing: Odpowiedzialny, etyczny partner biznesowy

Twoje zobowiązania: Prowadząc interesy ze spółką Bauer Media Outdoor lub w jej imieniu, zobowiązujesz się:

1.1 CAŁKOWITY BRAK PRZYZWOLENIA NA ŁAPOWNICTWO

powstrzymać od oferowania lub wymuszania, bezpośrednio lub pośrednio, jakichkolwiek korzyści (w tym podarunków, przysług, innego rodzaju korzyści lub „rzeczy wartościowych”) lub płatności pieniężnych mających na celu skłonienie odbiorcy lub jakiejkolwiek innej osoby do niewłaściwego działania w związku z pełnioną funkcją lub wynagrodzenie ich za niewłaściwe działanie w związku z pełnioną funkcją bądź uzyskanie korzyści osobistej lub przewagi handlowej w imieniu Bauer Media Outdoor, które mogłyby naruszyć przepisy o przeciwdziałaniu łapownictwu i korupcji lub w inny sposób narazić spółkę Bauer Media Outdoor na utratę dobrej reputacji lub zagrozić spółce karą grzywny;
dopilnować, aby przyjmowane lub oferowane przez pracowników Bauer Media Outdoor podarunki, finansowanie kosztów reprezentacyjnych, rozrywki, darowizny i patronaty podlegały odpowiednim mechanizmom kontrolnym zapobiegającym korupcji;
dopilnować, aby oferowane w uzasadnionym zakresie podarunki i koszty reprezentacyjne były przejrzyste i jawne (np. przesyłane do miejsca pracy odbiorcy, a nie na jego prywatny adres);
zapewniać swoim pracowników, przedstawicielom i wykonawcom odpowiednie przeszkolenie i wyposażenie umożliwiające im zwalczanie ryzyka łapownictwa i korupcji w naszej branży;
powstrzymać się od udzielania jakichkolwiek osobistych zachęt osobom pełniącym funkcję publiczną w ramach prowadzenia działalności lub w innych okolicznościach, tak aby kontakty z osobami pełniącymi funkcję publiczną były przejrzyste, uczciwe i odpowiednio udokumentowane; oraz
zawiadomić nas w przypadku powzięcia podejrzeń, że w ramach transakcji, w której uczestniczy Bauer Media Outdoor, doszło lub może dojść do łapownictwa lub korupcji;

1.2 PRZYKŁAD Z GÓRY

zademonstrować swoje zaangażowanie w etykę pracy poprzez widoczne wsparcie osób zajmujących stanowiska kierownicze, kanały bezpiecznego zgłaszania nieprawidłowości oraz odpowiednie polityki, procedury i szkolenia;
posiadać, utrzymywać i odpowiednio ogłaszać procedury zgłaszania nieprawidłowości, z których pracownicy mogą korzystać, aby wyrazić swoje zastrzeżenia bądź zgłosić lub potępić jakiekolwiek naruszenie przepisów o przeciwdziałaniu przestępstwom gospodarczym, bez obaw o odwet i w zgodzie z odnośnymi przepisami prawa; oraz
ujawniać na piśmie wszelkie bezpośrednie lub pośrednie konflikty interesów (osobiste, zawodowe, finansowe lub inne), w tym pełnienie funkcji członka zarządu, prowizje i udziały w spółkach lub Bliskie relacje osobiste, które mogłyby w jakikolwiek sposób wpływać na Twoje relacje z Bauer Media Outdoor lub w inny sposób sprawiać wrażenie wystąpienia konfliktu interesów (Bliskie relacje osobiste obejmują (na przykład) relacje z małżonkiem/małżonką lub partnerem/partnerką, dziećmi, rodzicami, rodzeństwem, teściami lub innymi członkami najbliższej rodziny oraz znajomymi, a także z obecnymi lub przeszłymi współpracownikami (w tym z partnerami biznesowymi, spółkami lub organizacjami charytatywnymi));

1.3 ODPOWIEDNIE PROCEDURY MAJĄCE NA CELU ZAPOBIEGANIE PRZESTĘPSTWOM GOSPODARCZYM

opracować odpowiednie procedury mające na celu zapobieganie łapownictwu, korupcji, kradzieżom, oszustwom, uchylaniu się od obowiązku podatkowego, praniu pieniędzy lub wykorzystaniu w obrocie papierami wartościowymi informacji poufnych bądź stanowiących tajemnicę zawodową;
przestrzegać naszych zasad podatkowych i dopilnować, aby Twoje zobowiązania podatkowe były zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, wdrożyć dobre zarządzanie w kwestiach podatkowych i dokładnie odzwierciedlać wartość transakcji zawieranych z Bauer Media Outdoor; oraz
utrzymać wszystkie bieżące upoważnienia i niezbędne zgody, w tym aktualne (i niewygasłe) zaświadczenia uprawniające dostawcę do realizacji zobowiązań na rzecz Bauer Media Outdoor zgodnie z obowiązującym prawem;

1.4 UCZCIWE RELACJE ZE STRONAMI TRZECIMI

przeprowadzić stosowne badanie due diligence stron trzecich działających w imieniu Bauer Media Outdoor w zakresie proporcjonalnym do ryzyka, jakie stanowią, i przestrzegać obowiązujących zasad dotyczących sankcji;w przypadku strony trzeciej, która była uprzednio skazana za przestępstwo gospodarcze i która mogłaby zaszkodzić dobrej reputacji Bauer Media Outdoor, zlecać takiej stronie działanie w imieniu Bauer Media Outdoor wyłącznie po uprzednim uzyskaniu na piśmie wyraźnej zgody Bauer Media Outdoor;
zarządzać relacjami tak, aby minimalizować i monitorować ryzyko przestępstw gospodarczych;
dopilnować, aby wszystkie strony trzecie, którym zlecasz działanie w imieniu Bauer Media Outdoor, wyraziły zgodę na przestrzeganie wartości określonych w niniejszym Kodeksie; oraz
utrzymywać relacje, które nie naruszają przepisów o przeciwdziałaniu przestępstwom gospodarczym, przepisów prawa konkurencji ani przepisów prawa antymonopolowego;

1.5 RZETELNE PROWADZENIE KSIĄG I DOKUMENTACJI

propagować odpowiedzialność, przejrzystość i poufność informacji handlowych za pomocą swoich systemów i sposobu prowadzenia księgowości;
ujawniać zawarte z Bauer Media Outdoor ustalenia dotyczące opłat, prowizji i rabatów w zakresie wymaganym przez prawo;
dostarczyć Bauer Media Outdoor przejrzyste informacje na temat ekonomicznej i finansowej struktury własności i sytuacji swojej firmy, tak aby umożliwić nam spełnienie naszych zobowiązań w zakresie due diligence; oraz
przechowywać dokumentację umów z agencjami reklamowymi i reklamodawcami zawieranych w imieniu Bauer Media Outdoor;

1.6 UCZCIWA KONKURENCJA

działać konkurencyjnie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa konkurencji, niezależnie od miejsca prowadzenia działalności;
nie dopuszczać się zachowań obraźliwych lub niezgodnych z prawem oraz wykorzystywania jakiegokolwiek klienta lub dostawcy w sposób, który mógłby bezprawnie ograniczyć konkurencję w rozumieniu obowiązujących przepisów prawa;
chronić należące do Bauer Media Outdoor informacje poufne i zastrzeżone (w tym niepodane do publicznej wiadomości informacje wrażliwe z punktu widzenia handlowego lub strategicznego), do których masz dostęp, przed konkurencją i innymi stronami trzecimi, nie ujawniać informacji poufnych Bauer Media Outdoor ani jej konkurentów ani w inny sposób nie wykorzystywać istniejącej między nami relacji do uzyskania niezasłużonej przewagi handlowej;
informować Bauer Media Outdoor o wyciekach informacji, które w Twoim przekonaniu nie zostały zatwierdzone przez Bauer Media Outdoor; oraz
szanować prawa własności intelektualnej Bauer Media Outdoor, co obejmuje wynalazki, innowacje, prace rozwojowe, koncepcje, tajemnice handlowe, patenty, prawa autorskie i znaki towarowe, oraz nie powielać obrazów należących do Bauer Media Outdoor elementów małej architektury ani znaków towarowych Bauer Media Outdoor na żadnym nośniku bez uzyskania na piśmie uprzedniej zgody Bauer Media Outdoor.

2. Fair Reporting: Przejrzyste, uczciwe i udokumentowane transakcje

2.1 POSIADANIE KOMPLETNYCH I DOKŁADNYCH SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH

przestrzegać zobowiązań w zakresie zgłaszania informacji finansowych zgodnie z odnośnymi przepisami prawa i standardami międzynarodowymi;
prowadzić rachunki zarządcze i sprawozdania finansowe, które uczciwie przedstawiają sytuację finansową i wyniki finansowe
spółki we wszystkich istotnych aspektach i które nie zawierają żadnych istotnych stwierdzeń niezgodnych z prawdą ani uchybień oraz nie mogą być uznane za mylące; oraz
wypełniać swoje zobowiązania podatkowe zgodnie z przepisami obowiązującymi w jurysdykcji, w której dany dostawca prowadzi działalność, i w razie potrzeby ujawnić nam prawdziwy stan swoich rozliczeń podatkowych;

2.2 STOSOWNY I ODPOWIEDNI PRZEGLĄD OBOWIĄZKÓW FINANSOWYCH

zapewnić wystarczający rozdział obowiązków w zakresie wszystkich kluczowych zadań oraz wdrożyć odpowiedni system przeglądu i zatwierdzania zadań przez członków kadry kierowniczej;

2.3 SKUTECZNE WEWNĘTRZNE MECHANIZMY KONTROLNE I PROCEDURY ZGŁASZANIA DANYCH FINANSOWYCH

wdrożyć, ocenić i monitorować zakres i skuteczność operacyjną mechanizmów kontrolnych dotyczących procesów związanych ze sprawozdawczością finansową i prowadzeniem dokumentacji finansowej;

2.4 ZGODNOŚĆ Z PRAWEM LOKALNYM I MIĘDZYNARODOWYM ORAZ WEWNĘTRZNYMI POLITYKAMI FIRMY

przestrzegać wszystkich obowiązujących przepisów, rozporządzeń i polityk związanych ze środkami kontroli finansowej;

2.5 POSIADANIE WYSTARCZAJĄCEJ DOKUMENTACJI

zapisywać informacje i przechowywać dowody potwierdzające stosowanie mechanizmów kontrolnych oraz istnienie danych liczbowych zawartych w dokumentacji finansowej;

2.6 ODPOWIEDZIALNOŚĆ KADRY KIEROWNICZEJ

dopilnować, aby członkowie kadry kierowniczej wyższego szczebla ponosili odpowiedzialność i potwierdzali skuteczność stosowanych mechanizmów kontrolnych oraz dokładność danych liczbowych.

3. Fair Processing: Ochrona danych, z których korzystamy.

Mając styczność z danymi osobowymi w imieniu Bauer Media Outdoor („Dane osobowe Bauer Media Outdoor”), należy:

3.1 ODPOWIEDNIE, WŁAŚCIWE, DOKŁADNE I NIEZBĘDNE DANE OSOBOWE

dopilnować, aby nie gromadzono nadmiernej ilości danych osobowych Bauer Media Outdoor;
dopilnować, aby zgromadzone dane osobowe Bauer Media Outdoor były odpowiednie i właściwe do przewidzianych celów, dokładne i aktualne;
przetwarzać wrażliwe dane osobowe Bauer Media Outdoor wyłącznie w ograniczonych okolicznościach, po uzyskaniu naszej wyraźnej zgody na piśmie, w przypadkach gdy jest to wymagane w związku z roszczeniami prawnymi lub uzasadnionymi wymogami regulacyjnymi lub gdy podaliśmy już odnośne informacje do publicznej wiadomości.

3.2 ZGODNOŚĆ Z PRAWEM, PRZEJRZYSTOŚĆ I RESPEKTOWANIE PRAW PRZYSŁUGUJĄCYCH OSOBOM, KTÓRYCH DANE DOTYCZĄ

dopilnować, aby dane osobowe Bauer Media Outdoor były przetwarzane zgodnie z prawem, wyłącznie w celach wymaganych, aby spełnić nasze wzajemne zobowiązania umowne lub na potrzeby realizacji uzasadnionych interesów Bauer Media Outdoor (O ile interesy te nie mają rangi podrzędnej, ponieważ przetwarzanie danych narusza interesy lub podstawowe prawa i wolności odnośnej osoby fizycznej);
udostępnić Bauer Media Outdoor „Oświadczenie o ochronie prywatności”, które wyjaśnia, w jaki sposób przetwarzane są dane osobowe Bauer Media Outdoor, a w przypadku firm z siedzibą poza UE — stosować odpowiednie zabezpieczenia zapewniające poziom ochrony równoważny z RODO; oraz
pomagać Bauer Media Outdoor w realizacji wniosków od osób, których dane dotyczą, związanych z przechowywanymi przez Twoją firmę danymi osobowymi Bauer Media Outdoor.

3.3 WYKORZYSTANIE DANYCH OSOBOWYCH W OGRANICZONYCH CELACH

przetwarzać dane osobowe Bauer Media Outdoor wyłącznie w określonych, wyraźnych i uzasadnionych celach; oraz
nie sprzedawać, wynajmować ani dzierżawić danych osobowych Bauer Media Outdoor.

3.4 PRZECHOWYWANIE DANYCH OSOBOWYCH PRZEZ MOŻLIWIE NAJKRÓTSZY OKRES

zwrócić lub zniszczyć dane osobowe Bauer Media Outdoor, w przypadku gdy nie są już wymagane do celów, w jakich były przechowywane, z uwzględnieniem ilości, charakteru i wrażliwości tychże danych osobowych Bauer Media Outdoor oraz potencjalnego ryzyka szkód wynikających z ich nieupoważnionego użycia lub ujawnienia;
- ile jest to możliwe i stosowne, poddawać dane osobowe Bauer Media Outdoor anonimizacji lub pseudonimizacji (np. poprzez przekształcenie zgromadzonych danych osobowych w dane zbiorcze na potrzeby statystyczne lub badawcze).

3.5 OCHRONA PRZENOSZONYCH DANYCH OSOBOWYCH

przekazywać dane osobowe Bauer Media Outdoor wyłącznie zgodnie z zawartą z nami umową;
przekazywać dane osobowe Bauer Media Outdoor za granicę (w związku z uzasadnionym interesem biznesowym lub z powodów prawnych) wyłącznie do jurysdykcji uznanych przez kraj, w którym dostawca prowadzi działalność, za posiadające odpowiedni poziom ochrony w odniesieniu do danych osobowych. W przypadku braku odpowiedniego poziomu ochrony dopilnować, aby takie przekazywanie danych odbywało się na mocy umowy zapewniającej odpowiednie i stosowne zabezpieczenia oraz za naszą zgodą; oraz
w żadnych innych okoliczność nie przekazywać danych osobowych Bauer Media Outdoor żadnej innej stronie bez uzyskania na piśmie naszej wyraźnej zgody.

3.6 ODPOWIEDNIE ZABEZPIECZENIA

zapewniać poufność, integralność i bezpieczeństwo danych osobowych Bauer Media Outdoor; oraz
stosować odpowiednie środki fizyczne, techniczne, zabezpieczające i organizacyjne mające na celu ochronę bezpieczeństwa danych osobowych Bauer Media Outdoor pozwalające:
- zachować ich integralność i poufność;
- ochronić je przed nieupoważnionym dostępem, niewłaściwym wykorzystaniem lub ujawnieniem, nieupoważnioną zmianą i bezprawnym zniszczeniem lub utratą.

4. Fair InfoSec: Zabezpieczenie naszych informacji i systemów.

4.1 ZARZĄDZANIE RYZYKIEM INFORMACYJNYM

posiadać skuteczny system zarządzania bezpieczeństwem informacji we wsparciu kadry kierowniczej; oraz
posiadać rygorystyczną procedurę zapewniającą konsekwentne i skuteczne zarządzanie ryzykiem związanym z bezpieczeństwem informacji.

4.2 POUFNOŚĆ, INTEGRALNOŚĆ, DOSTĘPNOŚĆ

traktować zasoby informacyjne Bauer Media Outdoor zgodnie z ustalonymi procedurami, które są zgodne z obowiązującymi Bauer Media Outdoor wymogami legislacyjnymi i regulacyjnymi — z odnośnymi przepisami o ochronie danych oraz obowiązującą w Bauer Media Outdoor ramową polityką dotyczącą bezpieczeństwa informacji —
oraz spełniać wszelkie dodatkowe uzasadnione wymogi dotyczące bezpieczeństwa wystosowane przez Bauer Media Outdoor;
traktować przetwarzane przez siebie zasoby informacyjne Bauer Media Outdoor, które nie są wyraźnie niejawne, jako informacje „wrażliwe” zgodnie z obowiązującą w Bauer Media Outdoor Polityką dotyczącą niejawności i przetwarzania informacji;
natychmiast poinformować Bauer Media Outdoor o wszelkich zmianach metod prowadzenia działalności, które mogą mieć wpływ na realizację zobowiązań wynikających z umowy zawartej z Bauer Media Outdoor i/lub spełnienie wszystkich obowiązujących istotnych wymogów; oraz
dopilnować, aby na koniec ustalonego okresu przechowywania danych lub wypowiedzenia umowy zawartej z Bauer Media Outdoor odnośne zasoby informacyjne zostały:
- w bezpieczny sposób przekazane Bauer Media Outdoor lub innemu formalnie wyznaczonemu podmiotowi; lub
- w bezpieczny sposób wyczyszczone przy zachowaniu stosownego dowodu bezpiecznego zniszczenia i usunięcia.

4.3 ODPOWIEDZIALNOŚĆ POSZCZEGÓLNYCH PRACOWNIKÓW

dopilnować, aby wszyscy członkowie personelu przetwarzający zasoby informacyjne Bauer Media Outdoor:
- ponosili indywidualną odpowiedzialność; oraz
- posiadali odpowiedni zakres wiedzy i doświadczenia, aby skutecznie wykonywać swoją pracę.

4.4 BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI JAKO INTEGRALNY ELEMENT OBOWIĄZUJĄCYCH PROCEDUR

rygorystycznie stosować skuteczne mechanizmy kontroli dostępu w oparciu o rolę (lub równoważne zasady) w odniesieniu do zasobów informacyjnych Bauer Media Outdoor;
okresowo weryfikować dostęp do zasobów informacyjnych Bauer Media Outdoor i udokumentować taką weryfikację;
przez cały czas utrzymywać poufność, integralność i stosowną dostępność zasobów informacyjnych Bauer Media Outdoor, zapewniając ich:
- dokładność;
- ochronę przed nieupoważnionym i bezprawnym dostępem;
- objęcie stosownym rozwiązaniem gwarantującym ciągłość działalności i możliwość ich odzyskania w sytuacji awarii;
- regularną ocenę w kierunku identyfikacji i eliminacji luk w mechanizmach kontrolnych związanych z bezpieczeństwem.
chronić wszystkie budynki, w których przetwarzane są zasoby informacyjne Bauer Media Outdoor, przed nieupoważnionym wstępem, w tym stosować skuteczną metodę wykrywania nieprawidłowości; oraz
w bezpieczny sposób zniszczyć zasoby informacyjne Bauer Media Outdoor, które nie są już niezbędne, tak aby ich odzyskanie było trwale niemożliwe.

4.5 BEZPIECZEŃSTWO INFORMACJI JAKO ELEMENT RELACJI Z INNYMI PODMIOTAMI

uzyskać na piśmie wyraźną uprzednią zgodę Bauer Media Outdoor przed zaangażowaniem jakiegokolwiek nowego podmiotu do przetwarzania zasobów informacyjnych Bauer Media Outdoor;
żądać spełnienia wszystkich odnośnych wymogów dotyczących bezpieczeństwa informacji i realizacji postanowień mających zastosowanie do relacji danego dostawcy z Bauer Media Outdoor przez wszystkie podmioty tworzące łańcuch dostaw, w tym personel/poddostawców, tak aby oni:
- przez cały czas przestrzegali zasad bezpieczeństwa opisanych w niniejszym dokumencie;
- nie usuwali zasobów informacyjnych ani nie przenosili ich poza wyznaczone obiekty; oraz
na wniosek Bauer Media Outdoor zgodzić się na przeprowadzenie w obiektach dostawcy oceny ryzyka zagrożenia bezpieczeństwa informacji i fizycznego bezpieczeństwa środowiska pracy, co może obejmować zapewnienie Bauer Media Outdoor niezbędnego dostępu oraz dokumentacji, w celu zmniejszenia lub wyeliminowania ryzyka zgodnie z poziomem istotności i priorytetem ustalonym podczas oceny.

4.6 SKUTECZNA ODPOWIEDŹ NA PRZYPADKI NARUSZENIA BEZPIECZEŃSTWA INFORMACJI

utrzymywać skuteczną procedurę zarządzania przypadkami naruszenia bezpieczeństwa informacji z jasno ustalonymi operacyjnymi poziomami odpowiedzi i powiadamiania Bauer Media Outdoor o wszelkich podejrzewanych lub potwierdzonych przypadkach naruszenia bezpieczeństwa informacji dotyczących zasobów informacyjnych Bauer Media Outdoor.

5. Fair Environment: Nasz wkład w zdrowszy, bezpieczniejszy świat.

5.1 ZMNIEJSZANIE NASZEGO WPŁYWU NA ŚRODOWISKO, OCHRONA ŚRODOWISKA I UWZGLĘDNIANIE CAŁEGO CYKLU ŻYCIA PRODUKTÓW

ustanowić ramy dla zrozumienia wpływu na środowisko i potencjalnych zagrożeń oraz pomóc w opracowaniu strategii ograniczania wpływu na środowisko (Bauer Media Outdoor preferuje dostawców, którzy posiadają System Zarządzania Środowiskowego (EMS) spełniający wymogi normy ISO14001/EMAS lub równoważny); oraz
w miarę możliwości unikać wytwarzania odpadów i promować efektywne gospodarowanie zasobami oraz gospodarkę o obiegu zamkniętym — na etapie wstępnej produkcji i instalacji oraz przez cały okres eksploatacji produktów dostarczanych Bauer Media Outdoor.

5.2 PRZESTRZEGANIE WSZYSTKICH ODNOŚNYCH PRZEPISÓW USTAWOWYCH I WYKONAWCZYCH

utrzymywać wszystkie niezbędne licencje, zezwolenia, upoważnienia i zgody, jakie są wymagane do realizowania zobowiązań na rzecz Bauer Media Outdoor; oraz
realizować swoje zobowiązania wobec Bauer Media Outdoor zgodnie z obowiązującymi wymogami ustawowymi i wykonawczymi dotyczącymi ochrony środowiska. 4

5.3 POSZANOWANIE LOKALNYCH SPOŁECZNOŚCI W MIEJSCACH, GDZIE PROWADZIMY DZIAŁALNOŚĆ

szanować i rozumieć lokalne kultury w miejscu prowadzenia działalności.

5.4 BEZPIECZNE I HIGIECZNICZNE ŚRODOWISKO PRACY

oceniać, kontrolować i przewidywać zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa związane z działalnością swojej firmy, zwiększając świadomość odnośnych zagadnień u swoich pracowników oraz w podmiotach tworzących łańcuch dostaw (Bauer Media Outdoor preferuje dostawców, którzy uzyskali certyfikację swojego systemu zarządzania BHP (OHSAS 18001 / ISO 45001 lub równoważny);
przestrzegać przepisów prawa obowiązujących w danej jurysdykcji i podejmować niezbędne środki w celu zapewnienia bezpiecznego i higienicznego środowiska pracy zgodnie z konwencją MOP nr 155, zarówno w warsztatach fabrycznych lub biurach, jak i obiektach zewnętrznych czy pomieszczeniach mieszkalnych;
dopilnować, aby wykorzystywane przez firmę budynki były zgodne z obowiązującymi standardami konserwacji budynków i normami bezpieczeństwa, zapewniając ich regularne inspekcje wykonywane przez właściwych specjalistów, oraz dopilnować, aby maszyny i urządzenia w miejscu pracy były bezpieczne;
przeszkolić swoich pracowników w zakresie obsługi maszyn i urządzeń oraz poinformować ich o procedurach bezpieczeństwa w odniesieniu do takich maszyn i urządzeń;
identyfikować i stale oceniać zagrożenia dla zdrowia i bezpieczeństwa, wdrażać procedury zapobiegawcze i plany działania oraz przygotowywać pracowników do reagowania w sytuacjach nagłego zagrożenia;
wdrożyć procedury i systemy zapobiegania wypadkom przy pracy i chorobom zawodowym oraz zarządzania nimi i ich monitorowania, zgodnie z obowiązującymi przepisami BHP i obowiązującymi wymogami ubezpieczeniowymi, takimi jak ubezpieczenie odszkodowawcze pracowników;
zidentyfikować i ocenić stopień narażenia pracowników na czynniki chemiczne, biologiczne i fizyczne i zapewnić pracownikom odpowiedni sprzęt ochronny;
zidentyfikować i ocenić narażenie pracowników na zagrożenia związane z określonymi zadaniami fizycznymi, takimi jak czynności związane z obsługą ręczną, transport ciężkich przedmiotów, długie okresy pracy na stojąco, nadmiernie powtarzalne zadania itp.; oraz
dopilnować, aby miejsca pracy:
- byłe czyste i wentylowane;
- posiadały nadające się do użytku zaplecze sanitarne, dostęp do wody pitnej i miejsce do spożywania posiłków; oraz
- w przypadku udostępniania przez dostawcę zakwaterowania lub pokoi wieloosobowych — aby miejsca te były czyste, higieniczne, bezpieczne i nadające się do zamieszkania (gorąca woda, ogrzewanie i wentylacja, wystarczająca przestrzeń).

5.5 SPRAWOWANIE ODPOWIEDZIALNEGO PRZYWÓDZTWA W ZAKRESIE OCHRONY ŚRODOWISKA

zdefiniować jasne obowiązki w zakresie ochrony środowiska i wyznaczyć odpowiedzialnych za nie liderów w swojej organizacji; oraz
zapewnić stosowne przeszkolenie i odpowiednie zasoby wszystkim członkom personelu, których obowiązki mogą mieć wpływ na środowisko.

5.6 ZROZUMIENIE I ODPOWIEDNIE REAGOWANIE NA RYZYKO GEOPOLITYCZNE I ZAGROŻENIE ZMIANY KLIMATU

wzmocnić swoją odporność i możliwość adaptacji pod kątem zagrożeń związanych ze zmianą klimatu i klęskami żywiołowymi; oraz
w miarę możliwości zawrzeć środki przeciwdziałania zmianom klimatu i zobowiązania dotyczące dekarbonizacji w swoich politykach, strategiach i planach.
4 Posiadanie akredytowanego systemu EMS zapewni lepsze zrozumienie obowiązujących przepisów i działań niezbędnych do zachowania zgodności z tymi przepisami.

6. Fair Relationships: Traktowanie wszystkich ludzi równo i z szacunkiem

6.1 PROPAGOWANIE RÓWNEGO TRAKTOWANIA, RÓŻNORODNOŚCI I INTEGRACJI WSZYSTKICH OSÓB, Z KTÓRYMI PRACUJEMY

zapewnić wszystkim pracownikom równe i uczciwe traktowanie i zakazać jakiejkolwiek dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry, płeć, wyznanie, poglądy polityczne, narodowość, pochodzenie społeczne lub jakąkolwiek inną kategorię chronioną na mocy przepisów prawa (MOP, Konwencje nr 100 i 111) ;
przyznawać minimalną liczbę dni urlopu macierzyńskiego zgodnie z przepisami obowiązującymi lokalnie lub w danym kraju i podjąć wszelkie uzasadnione starania, aby pracownica przebywająca na urlopie macierzyńskim powróciła na swoje — lub równoważne — stanowisko po powrocie do pracy.

6.2 ZAPEWNIENIE HUMANITARNEGO TRAKTOWANIA PRACOWNIKÓW I PARTNERÓW BIZNESOWYCH ZGODNIE Z PRAWEM MIĘDZYNARODOWYM

nigdy nie stosować żadnej formy pracy przymusowej ani obowiązkowej uzyskanej pod groźbą sankcji, nie zatrzymywać dokumentów tożsamości ani kaucji od pracowników i nie stosować żadnej innej formy przymusu (MOP, Konwencje nr 29 i 105);
aktywnie podejmować środki mające na celu zagwarantowanie, że Twoja firma oraz podmioty tworzące jej łańcuch dostaw nie korzystają z żadnych form współczesnego niewolnictwa ani handlu ludźmi;
nie zatrudniać osób będących w wieku poniżej wieku ukończenia obowiązku szkolnego w danej jurysdykcji i w żadnych okolicznościach nie zatrudniać pracowników poniżej 15 r.ż. (MOP, Konwencja nr 138);
w żadnym wypadku nie stosować żadnych form kar cielesnych, przemocy fizycznej lub psychicznej bądź molestowania seksualnego;
akceptować i szanować wolność zrzeszania się wszystkich pracowników oraz prawo do negocjacji zbiorowych (MOP, Konwencje nr 87 i 98);
przestrzegać przepisów krajowych i lokalnych dotyczących ustalonego limitu godzin pracy oraz sposobu traktowania nadgodzin (MOP, Konwencja nr 30);
przyznawać każdemu pracownikowi czas odpoczynku w wymiarze co najmniej dwudziestu czterech następujących po sobie godzin w każdym okresie siedmiu dni (MOP, Konwencje nr 14 i 106);
przyjąć polityki dotyczące wynagrodzeń, których wysokość musi spełniać lub przekraczać ustawową płacę minimalną; lub co najmniej zapewniać regularną płacę w stawce umożliwiającej godziwe życie, która pozwala pracownikowi spełniać jego podstawowe potrzeby;
przyznawać pracownikom minimalny płatny urlop wypoczynkowy za każdy rok pracy zgodnie z obowiązującymi przepisami; oraz
opłacać obowiązkowe składki na ubezpieczenie społeczne wymagane w danej jurysdykcji.

6.3 PRZESTRZEGANIE OPRACOWANYCH PRZEZ MOP WYTYCZNYCH, ZASAD ETYKI BIZNESOWEJ I ZASAD ETYKI W KWESTII PRZESTRZEGANIA PRAW CZŁOWIEKA

przestrzegać międzynarodowych przepisów o prawach człowieka, w tym konwencji Międzynarodowej Organizacji Pracy (MOP), poszukując sposobów na zachowanie zgodności z zasadami uznanych międzynarodowo praw człowieka w sytuacji sprzecznych wymogów;
traktować ryzyko spowodowania lub przyczynienia się do rażącego naruszenia praw człowieka jako kwestię zgodności z przepisami we wszystkich miejscach prowadzenia działalności;
starać się zaradzić niedociągnięciom w państwowych systemach ochrony pracownika poprzez wdrożenie środków ochrony pracowników i zachęcanie podmiotów tworzących łańcuch dostaw Twojej firmy do podjęcia takich samych działań;
wdrożyć odpowiednie polityki w zakresie due diligence w celu identyfikacji i ograniczenia zagrożeń naruszenia praw człowieka i zapobiegania takim naruszeniom oraz zobowiązać się do monitorowania i oceny wdrożenia takich polityk;
Wdrożyć skuteczne mechanizmy składania skarg, które są przejrzyste, sprawiedliwe i przewidywalne, lub uczestniczyć w takich mechanizmach, tak aby umożliwić naprawę jakiegokolwiek negatywnego wpływu na prawa człowieka, który dany dostawca spowodował lub do którego się przyczynił;
W sposób przejrzysty informować o swoich politykach, działaniach i wywieranym wpływie oraz zgłaszać kwestie i zagrożenia związane z prawami człowieka, stosownie do przypadku, w ramach swoich sprawozdań rocznych;

6.4 KONTROLA RYZYKA WSPÓŁCZESNEGO NIEWOLNICTWA W NASZYCH ŁAŃCUCHACH DOSTAW

dopilnować, aby w Twojej firmie nie było przypadków niewolnictwa („niewolnictwo” rozumiane jako rekrutowanie, transportowanie, ukrywanie lub bycie odbiorcą dzieci, kobiet lub mężczyzn w wyniku zastosowania siły, przymusu, wykorzystania ich trudnej sytuacji, oszustwa lub innych środków w celu wyzysku) i przeprowadzać adekwatne inspekcje mające na celu ciągłe zapewnienie braku przypadków niewolnictwa;
przedstawić dostępne publicznie oświadczenie o przeciwdziałaniu niewolnictwu, w przypadku gdy wymagają tego przepisy prawa (Bauer Media Outdoor zobowiązuje się zachowywać zgodność z brytyjską Ustawą o współczesnych formach niewolnictwa (Modern Slavery Act) i nie będzie świadomie nawiązywać relacji ze stronami w jakikolwiek sposób zaangażowanymi w niewolnictwo, zniewolenie, pracę przymusową lub obowiązkową bądź handel ludźmi);
przeprowadzić w uzasadnionym zakresie badanie due diligence dostawców, z którymi współpracujesz w imieniu Bauer Media Outdoor, i nie zawierać umów z żadnymi dostawcami zaangażowanymi w praktyki niewolnictwa lub zniewolenia, pracy przymusowej lub obowiązkowej bądź handlu ludźmi;
aktywnie monitorować swoje fabryki i inne miejsca pracy oraz oferowane pracownikom zakwaterowanie w celu identyfikacji przypadków lub ryzyka współczesnego niewolnictwa;
zachować prawo inspekcji warunków pracy w obiektach należących do stron trzecich, z którymi współpracujesz w imieniu Bauer Media Outdoor; oraz
ujawniać Bauer Media Outdoor wszelkie przypadki współczesnego niewolnictwa w swoim łańcuchu dostaw natychmiast po ich zidentyfikowaniu i niezwłocznie zaprzestać dalszej współpracy w naszym imieniu z jakąkolwiek stroną trzecią powiązaną z danym incydentem.

6.5 PROMOWANIE RZETELNOŚCI, UCZCIWOŚCI I PRZEJRZYSTOŚCI W SWOICH RELACJACH HANDLOWYCH

przestrzegać wszelkich obowiązujących przepisów prawa wymagających przejrzystości i uczciwości w relacjach handlowych oraz w toku realizacji zobowiązań finansowych na rzecz Bauer Media Outdoor;
ujawnić prawdziwy stan rachunków finansowych swojej firmy odpowiednim organom regulacyjnym oraz w stosownych przypadkach spółce Bauer Media Outdoor, jeśli przewiduje to zawarta między nami umowa; oraz
informować Bauer Media Outdoor o wszelkich trudnościach finansowych, które zagrażają realizacji zawartej między nami umowy.

6.6 UTRZYMYWANIE I ROZWIJANIE RELACJI ZE SPOŁECZEŃSTWEM

wspierać naszą pracę w lokalnych społecznościach i nasz rozwój programów wspierania społeczności i kampanii charytatywnych;
starać się angażować w programy społecznej odpowiedzialności biznesu;
dbać o dobre relacje z lokalnymi społecznościami; oraz
brać pod uwagę wpływ sposobu prowadzenia swojej działalności na lokalne społeczności.

Załącznik 1

Fair Dealing — uczciwe prowadzenie interesów

Całkowity brak przyzwolenia na łapownictwo
Silny przykład z góry
Odpowiednie procedury mające na celu zwalczanie przestępstw gospodarczych
Uczciwe relacje ze stronami trzecimi
Rzetelnie prowadzone księgi i dokumentacja
Uczciwa konkurencja

Fair Reporting — uczciwa sprawozdawczość

Kompletne i dokładne sprawozdania finansowe
Stosowny i odpowiedni przegląd obowiązków finansowych
Skuteczne wewnętrzne mechanizmy kontrolne i procedury zgłaszania danych finansowych
Zgodność z prawem lokalnym i międzynarodowym oraz wewnętrznymi politykami firmy
Wystarczająca dokumentacja
Odpowiedzialność kadry kierowniczej

Fair Processing — uczciwe przetwarzanie danych

Odpowiednie, właściwe, dokładne i niezbędne dane osobowe
Zgodność z prawem, przejrzystość i respektowanie praw przysługujących osobom, których dane dotyczą
Wykorzystanie danych osobowych w ograniczonych celach
Przechowywanie danych osobowych przez możliwie najkrótszy okres
Ochrona przenoszonych danych osobowych
Odpowiednie zabezpieczenie danych osobowych

Fair Information Security — uczciwe podejście do bezpieczeństwa informacji

Odpowiednie zarządzanie ryzykiem informacyjnym
Poufność, integralność, dostępność
Odpowiedzialność poszczególnych pracowników
Bezpieczeństwo informacji jako integralny element obowiązujących procedur
Bezpieczeństwo informacji jako element relacji z innymi podmiotami
Skuteczna odpowiedź na przypadki naruszenia bezpieczeństwa informacji

Fair Environment — uczciwe podejście do ochrony środowiska

Ochrona środowiska i w miarę możliwości zmniejszanie naszego wpływu na środowisko
Przestrzeganie obowiązujących przepisów ustawowych i wykonawczych w zakresie ochrony środowiska
Poszanowanie społeczności w miejscach, gdzie prowadzimy działalność
Zapewnienie bezpiecznego i higienicznego środowiska pracy
Sprawowanie odpowiedzialnego przywództwa w zakresie ochrony środowiska
Zrozumienie i odpowiednie reagowanie na ryzyko geopolityczne i zagrożenie zmianami klimatu

Fair Relationships — uczciwe relacje

Promowanie równego traktowania wszystkich ludzi
lHumanitarne traktowanie pracowników i partnerów biznesowych zgodnie z prawem międzynarodowym
Przestrzeganie zasad MOP
Odpowiednia kontrola ryzyka współczesnego niewolnictwa w naszych łańcuchach dostaw
Promowanie rzetelności, uczciwości i przejrzystości
Utrzymywanie i rozwijanie relacji ze społeczeństwem poprzez kampanie społeczne i charytatywne

‍