.svg)
Rekrytoinnin tietosuojailmoitus
Tietosuojailmoituksen soveltamisala
Bauer Media Outdoor tarjoaa ulkomainospalveluita (OOH eli out-of-home), kuten juliste- ja digitaalista mainontaa mm. kadunkalusteissa, kuten bussikatoksissa ja pakettiautomaateissa, sekä FSU-ulkomainospinnoilla (free standing unit, tarkoittaa mainospintaa, joka ei ole kiinnitettynä esimerkiksi bussipysäkkiin). Mainospintoja sijaitsee muun muassa kauppakeskuksissa, liikenneterminaaleissa ja autoteiden varsilla.
Henkilöillä, joiden henkilötietoja käsitellään, on oikeus saada tietoa henkilötietojensa keräämisestä ja käytöstä. Tämä on tietosuojalainsäädännön keskeinen avoimuusperiaate.
Tämä tietosuojailmoitus koskee henkilötietojen käsittelyä Bauer Media Outdoorissa silloin, kun yksityishenkilöt hakevat työtä tai muuta roolia Bauer Media Outdoorilla, sekä oikeuksia, jotka liittyvät tähän tietoon.
Tämä tietosuojailmoitus pätee hakijoihin. Tässä tietosuojailmoituksessa termillä “hakija” viitataan kaikkiin henkilöihin, jotka hakevat työtä, harjoittelupaikkaa tai muutoin pyrkivät työskentelemään Bauer Media Outdoorin kanssa tai sen hyväksi – joko määräaikaisesti tai toistaiseksi.
Bauer Media Outdoor voi käsitellä henkilötietoja myös muihin tarkoituksiin, joihin sovelletaan erillisiä tietosuojailmoituksia. Mikäli henkilötietoja käytetään muihin kuin tässä ilmoituksessa mainittuihin tarkoituksiin, rekisteröityä tiedotetaan asiasta henkilötietojen keräämisen yhteydessä.
Mikä on Bauer Media Outdoor ja miten voit ottaa meihin yhteyttä?
Tässä tietosuojailmoituksessa Bauer Media Outdoor viittaa Bauer Media Groupin liiketoiminta-alueeseen, johon kuuluu Bauer Media Outdoor International Limited (kauppanimellä Bauer Media Outdoor) sekä sen eri tytäryhtiöt ja konserniyhtiöt. Rekisteröity toimipaikka on 33 Golden Square, London W1F 9JT, Yhdistynyt kuningaskunta.
Jokainen Bauer Media Outdoorin liiketoiminta-alueeseen kuuluva yhtiö toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita käsitellään kyseisen yhtiön liiketoiminnan, operatiivisen toiminnan tai konserninhallinnan yhteydessä – mukaan lukien rekrytointiprosessit.
Jos sinulla on kysyttävää siitä, miten Bauer Media Outdoorin yhtiöt käsittelevät henkilötietoja, tai jos haluat lisätietoa tämän tietosuojailmoituksen sisällöstä, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme (DPO) sähköpostitse osoitteeseen: dpo@bauermediaoutdoor.com.
Mitä tietoja Bauer Media Outdoor käsittelee ja mistä ne saadaan?
Bauer Media Outdoor käsittelee henkilötietoja, kun yksityishenkilö hakee työtehtävää tai muuta roolia Bauer Media Outdoorilla. Tietoja kerätään pääasiassa suoraan hakijalta. Joitakin tietoja voidaan kerätä automaattisesti, kun vierailet Bauer Media Outdoorin verkkosivuston tai alustan rekrytointiosiossa. Lisäksi osana hakuprosessia tietoja voidaan kerätä myös muista lähteistä.
Hakijoilta kerättävät henkilötiedot
Hakuprosessin yhteydessä kerättävät ja käsiteltävät henkilötiedot voivat sisältää esimerkiksi seuraavia tietoja:
• Tunnistetiedot ja yhteystiedot, kuten nimi, osoite, kansalliset tunnisteet (esim. henkilötunnus, passi, sosiaaliturvatunnus)
• Työhistoria
• Taustatiedot, kuten koulutus, tutkintotiedot ja ansioluettelossa esitetyt tiedot
• Annettujen suosittelijoiden tiedot
• Oleskelulupa- ja viisumitiedot
• Muut tiedot, jotka hakija antaa vapaaehtoisesti esimerkiksi soveltuvuustesteissä, arviointikeskuksissa tai työhaastatteluissa
Automaattisesti kerättävät tiedot
Bauer Media Outdoorin verkkosivuston tai alustan rekrytointiosioita voi selailla ilman, että käyttäjän tarvitsee itse syöttää henkilötietoja. Verkkosivuston tai sovelluksen käytöstä voidaan kuitenkin kerätä joitakin teknisiä tietoja automaattisesti.
Kun henkilö vierailee Bauer Media Outdoorin verkkosivustolla tai käyttää mobiilisovellusta, tietyt henkilötiedot voivat kerääntyä automaattisesti käyttäjän laitteelta. Näihin voivat kuulua:
• IP-osoite
• laitetyyppi
• laitteen yksilöllinen tunniste
• selaintyyppi
• karkea sijaintitieto (esim. maa- tai kaupunkitasolla)
• muut tekniset tiedot
Bauer Media Outdoor voi lisäksi kerätä tietoa siitä, miten käyttäjän laitteella on oltu vuorovaikutuksessa verkkosivujemme kanssa – esimerkiksi mitkä sivut on avattu tai mitä linkkejä on klikattu.
Lisätietoa löydät verkkosivuston käyttöön sovellettavasta erillisestä tietosuojailmoituksesta.
Muista lähteistä saadut tiedot
Rekrytointiprosessin aikana Bauer Media Outdoor voi saada tietoja myös muista lähteistä. Näihin voivat kuulua (mutta eivät rajoitu ainoastaan seuraaviin):
• suosittelijoiden antamat lausunnot
• koulutus- tai sertifiointiorganisaatioiden antamat taustatiedot
• taustaselvityksiä tekevien tahojen ja muiden ulkoisten tietokantapalveluiden, kuten luottotietotoimistojen, toimittamat tiedot
• rekrytointi- tai suorahakutoimistojen toimittamat tiedot
• julkisesti saatavilla olevat lähteet, mukaan lukien sosiaalisen median alustat ja muu verkossa oleva tieto
Kaikissa tapauksissa tietojen keruu tapahtuu vain, jos se on sallittua ja sovellettavan lainsäädännön mukaista.
Miksi Bauer Media Outdoor käsittelee henkilötietoja?
Bauer Media Outdoor käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti rekrytointitarkoituksiin. Tietoja käytetään hakijoiden taitojen, pätevyyden ja taustojen arvioimiseen suhteessa haettavaan tehtävään sekä hakuprosessin yleiseen hallintaan ja viestintään hakijoiden kanssa.
Jos hakija valitaan tehtävään, rekrytointiprosessin aikana kerätyt tiedot liitetään osaksi hänen henkilöstörekisteriään, ja niitä käsitellään Bauer Media Outdoorin työntekijöiden tietosuojailmoituksen mukaisesti.
Jos hakijaa ei valita tehtävään, tiedot poistetaan Bauer Media Outdoorin tietojen säilytyskäytännön mukaisesti. Hakijan pyynnöstä tietoja voidaan säilyttää pidempään, jotta häntä voidaan ottaa huomioon tulevissa avoimissa tehtävissä.
Mikä on henkilötietojen käsittelyn oikeusperusta?
Tietosuojalainsäädäntö edellyttää, että jokaisella organisaatiolla on laillinen peruste henkilötietojen käsittelylle.
Rekrytointiprosessiin liittyvän henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet ovat:
Oikeutettu etu
Bauer Media Outdoor käsittelee henkilötietoja rekrytointiin liittyen oikeutetun edun perusteella silloin, kun käsittelyn hyödyt eivät syrjäytä rekisteröidyn etuja tai perusoikeuksia ja -vapauksia. Tähän perustuen tietoja voidaan käsitellä esimerkiksi:
• hakijan taitojen, pätevyyden ja taustojen arvioimiseksi sekä hakuprosessin hallinnoimiseksi ja siihen liittyväksi viestinnäksi
• silloin, kun hakija on itse tehnyt henkilötietonsa julkisesti saataville
• raportointi- ja analytiikkatarkoituksiin, jotta voimme kehittää palvelujamme ja tarjota hakijoille asianmukaista tukea
• verkkosivustojen, verkkojen ja järjestelmien turvallisuuden hallintaan sekä liiketoiminnan ylläpitämiseen
• verkkopalveluiden ja sovellusten personointiin, jotta palvelut voidaan räätälöidä käyttäjille
• tietojen ylläpitoon ja muihin hallinnollisiin tarkoituksiin, mukaan lukien kirjanpito ja mahdolliset liiketoimintajärjestelyt (esim. yrityskaupat), joissa tietoja voidaan jakaa mahdollisten sopimuskumppanien tai muiden kolmansien osapuolten kanssa liiketoimen harkintaan, neuvotteluun tai toteutukseen liittyen
• valitusten tai riitatilanteiden käsittelemiseksi
• tietojen oikeellisuuden ja täydellisyyden parantamiseksi
• Bauer Media Outdoorin, sen työntekijöiden, hakijoiden ja muiden oikeuksien ja etujen suojaamiseksi sovellettavan lainsäädännön mukaisesti
Kun henkilötietoja käsitellään oikeutetun edun perusteella, Bauer Media Outdoor suorittaa etukäteisarvioinnin, jossa tarkastellaan rekisteröidyn oikeuksia ja mahdollisia yksityisyyden riskejä. Arviointi on osa sisäänrakennetun ja oletusarvoisen tietosuojan periaatteiden soveltamista. Sen tarkoituksena on varmistaa, että tietoja kerätään vain käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisessa laajuudessa ja että riskejä on pyritty minimoimaan asianmukaisilla toimenpiteillä. Kaikkeen käsittelyyn sovelletaan teknisiä ja organisatorisia tietoturvatoimenpiteitä, jotta henkilötiedot ovat asianmukaisesti suojattuja.
Sopimusvelvoitteet
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös rekrytointiprosessiin liittyen tilanteissa, joissa käsittely on tarpeen työsopimuksen tekemistä edeltäviin toimiin.
Lakisääteinen velvoite
Henkilötietoja voidaan käsitellä myös, kun se on tarpeen sovellettavan maahanmuutto-, työsuhde- tai muun lainsäädännön noudattamiseksi.
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi rekrytoinnissa
Bauer Media Outdoor ei tee rekrytointipäätöksiä pelkästään automaattisen päätöksenteon perusteella. Joissakin tilanteissa käytämme teknologiaa hakemusten alustavaan tarkasteluun prosessin nopeuttamiseksi ja tehokkuuden parantamiseksi. Rekrytointiprosessiin kuuluu kuitenkin aina ihmisen tekemä arviointi ennen päätöksentekoa. Hakijalla on oikeus pyytää lisätietoa automatisoitujen käsittelyvaiheiden käytöstä.
Kenen kanssa Bauer Media Outdoor jakaa henkilötietoja ja miksi?
Bauer Media Outdoor jakaa henkilötietoja sellaisten henkilöiden ja organisaatioiden kanssa, joiden on tarpeen käsitellä tietoja Bauer Media Outdoorin rekrytointitoimintojen tukemiseksi. Pääsy henkilötietoihin rajoitetaan tilanteisiin, joissa se on välttämätöntä yksilöityjen tehtävien tai vastuiden suorittamiseksi, tai jolloin kolmansilla osapuolilla on oikeutettu syy käsitellä tietoja. Kun kolmannelle osapuolelle myönnetään pääsy henkilötietoihin, toteutetaan asianmukaiset toimenpiteet tietojen turvallisuuden ja luottamuksellisuuden varmistamiseksi.
Henkilötietoja voidaan jakaa seuraaville tahoille:
• Bauer Media Outdoorin liikekumppanit, joiden kanssa teemme yhteistyötä, jotta Bauer Media Outdoorin palvelut voidaan toimittaa ja toteuttaa
• Bauer Media Outdoorin konserniin kuuluvat yhtiöt, jotka voivat hallinnoida tai tukea joitakin palvelun osa-alueita
• Palveluntarjoajat, mukaan lukien esimerkiksi tavarantoimittajat, jälleenmyyjät, jakelijat ja edustajat, jotka on valtuutettu tukemaan Bauer Media Outdoorin liiketoimintaa ja joilla voi olla pääsy Bauer Media Outdoorin järjestelmiin ja tietoihin osana palveluiden toteuttamista.
Joissakin tapauksissa nämä konserniyhtiöt ja palveluntarjoajat voivat sijaita myös Euroopan talousalueen (ETA) ulkopuolella.
Henkilötietojen siirto ulkomaille
Bauer Media Outdoor on Bauer Media Groupin liiketoiminta-alue, jonka yhtiöt sijaitsevat pääasiassa Yhdistyneessä kuningaskunnassa ja Euroopan talousalueella (ETA). Tästä syystä henkilötiedot säilyvät pääosin näillä alueilla. Joitakin rekrytointiprosessiin liittyviä palveluita voivat kuitenkin tukea myös palveluntarjoajat tai tekniset kumppanit, jotka toimivat ETA:n ulkopuolella, jolloin henkilötietoja voidaan käsitellä tai siirtää myös näistä sijainneista.
Jos henkilötietoja siirretään ETA:n ulkopuolelle, Bauer Media Outdoor varmistaa, että ne suojataan asianmukaisesti tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti. Tämä voidaan toteuttaa esimerkiksi seuraavin keinoin:
• siirtämällä tiedot maahan, jonka Euroopan komissio on katsonut tarjoavan riittävän tietosuojan tason, tai
• solmimalla Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin perustuvia sopimuksia henkilötietojen vastaanottajien kanssa, jotka takaavat riittävän suojatason.
Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi
Bauer Media Outdoor säilyttää rekrytointiin liittyviä henkilötietoja niin kauan kuin se on tarpeen ja Bauer Media Outdoorin tietojen säilytys- ja hävittämiskäytännön mukaisesti. Tiedot, joita ei enää tarvita, poistetaan tai hävitetään tietoturvallisesti.
Henkilötietoja voidaan säilyttää myös lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi, mahdollisten oikeudellisten vaateiden käsittelemiseksi tai oikeuksiemme turvaamiseksi. Hakijan pyynnöstä tietoja voidaan säilyttää pidempään, jotta henkilö voidaan huomioida myöhemmissä avoimissa tehtävissä. Säilytysajat voivat vaihdella tietotyypin ja käsittelyn tarkoituksen mukaan.
Oikeutesi suhteessa hallussamme oleviin henkilötietoihin
Tietosuojalainsäädäntö antaa sinulle useita oikeuksia omiin henkilötietoihisi liittyen. Näitä ovat:
• Oikeus saada pääsy tietoihin – voit tarkistaa, mitä tietoja meillä on sinusta
• Oikeus oikaisuun – voit pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen korjaamista
• Oikeus vastustaa käsittelyä – voit pyytää, että emme käsittele tietojasi tietyissä tilanteissa
• Oikeus tulla informoiduksi – sinulla on oikeus tietää, miten henkilötietojasi käsitellään
• Oikeus rajoittaa käsittelyä – voit pyytää käsittelyn rajoittamista tietyissä tilanteissa
• Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen – tietyissä tapauksissa voit pyytää tietojesi siirtämistä
• Oikeudet automaattiseen päätöksentekoon ja profilointiin liittyen
• Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)
Bauer Media Outdoor arvioi kaikki rekisteröidyn pyynnöt tapauskohtaisesti. Kaikki yllä mainitut oikeudet eivät välttämättä sovellu kaikkiin käsittelytoimiin, joita Bauer Media Outdoor toteuttaa liiketoimintansa ja rekrytointiprosessiensa yhteydessä.
Jos haluat käyttää näitä oikeuksia tai selvittää, sovelletaanko niitä tilanteeseesi, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse osoitteeseen: dpo@bauermediaoutdoor.com
Miten Bauer Media Outdoor pitää henkilötietosi turvassa?
Bauer Media Outdoor käyttää ajantasaisia teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä suojatakseen henkilötietoja luvattomalta käytöltä, tuhoamiselta, muuttamiselta tai paljastumiselta.
Yhtiöllä on tietoturvakehys, joka perustuu kansainvälisesti tunnustettuihin turvallisuusstandardeihin. Kyberturvallisuustoimenpiteet on yhdenmukaistettu ISO 27000 -sarjan vaatimusten kanssa. Bauer Media Outdoorilla on oma kyberturvatiimi, joka vastaa keskeisten järjestelmien ja tietojen suojaamisesta.
Yhteyden ottaminen tietosuojavastaavaamme
Jos sinulla on kysyttävää henkilötietojesi käsittelystä, haluat käyttää tietosuojaoikeuksiasi tai selvittää niiden soveltuvuutta, voit ottaa yhteyttä tietosuojavastaavaamme sähköpostitse osoitteeseen dpo@bauermediaoutdoor.com tai postitse: Tietosuojavastaava, c/o Bauer Media Outdoor International Limited, 33 Golden Square, London W1F 9JT, Yhdistynyt kuningaskunta.
Valvontaviranomainen
Jos olet ollut yhteydessä Bauer Media Outdoorin tietosuojavastaavaan, mutta et ole tyytyväinen siihen, miten henkilötietojasi on käsitelty, sinulla on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.
Kukin Bauer Media Outdoorin liiketoiminta-alueeseen kuuluva yhtiö toimii itsenäisenä rekisterinpitäjänä niiden henkilötietojen osalta, joita käsitellään kyseisen yhtiön liiketoiminnan tai ulkomainospalvelujen tarjoamisen yhteydessä.
Information Commissioner’s Office (ICO) toimii valvontaviranomaisena Bauer Media Outdoor International Limitedin osalta. Lisätietoa osoitteessa: www.ico.org.uk.
Suomessa toimivan Bauer Media Outdoor -yhtiön valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto. Lisätietoa ja yhteystiedot löydät osoitteesta: www.tietosuoja.fi
Muutokset tähän tietosuojailmoitukseen
Bauer Media Outdoor voi päivittää tätä tietosuojailmoitusta ajoittain. Suosittelemme tarkistamaan ilmoituksen säännöllisesti mahdollisten päivitysten varalta.